Hantering av projektkostnader är en kritisk del av projektledning och därmed företagets ekonomi. Framgång kräver noggrann planering, systematisk övervakning och kontroll av helheten. Att hantera projektets ekonomi är ytterst en kvantitativ och processtyrd aktivitet, där framgång praktiskt taget är omöjligt idag om man inte har teknik som hjälper till.
Här är några praktiska tips för att uppnå en framgångsrik kostnadshantering av projekt.
Förbered en korrekt budget
Att prognostisera kostnader blir lättare om man förbereder projektet med en korrekt budget. Denna budget bör baseras på noggranna uppskattningar av alla kostnader. Ju mer exakt och strukturerat, desto lättare är det att kontrollera.
Identifiera riskerna
Oförutsedda variabler påverkar projektkostnaderna. Gör en riskanalys och identifiera möjliga hotfaktorer. Gör en plan för hur man ska agera och reagera om dessa risker förverkligas.
Kontrollera kostnaderna regelbundet
Håll projektkostnaderna uppdaterade och jämför dem med budgeten för att beräkna en korrekt slutkostnad. Använd program för projektledning för att spåra kostnader i realtid. Kom ihåg flödet av data mellan olika programvaror.
Dokumentera kostnaderna noggrant
Se till att alla projektkostnader är noggrant registrerade. Var inte bara uppmärksam på de faktiska kostnaderna man får från ekonomiadministrationen, utan uppmärksamma även beslutade kostnader, ändringar och tillkommande arbete och uppdatera slutkostnadsprognosen.
Använd resurser effektivt
Se till att delegera ansvar så att man använder alla resurser effektivt kan optimera användningen av dem. Övervaka tidplan och tillgång på resurser för att undvika onödiga extra kostnader. Reagera tidigt så att man hinner påverka utfallet före det är för sent.
Kommunicera med teamet
En genomtänkt kommunikationsplan med teamet och intressenter är nyckeln. Alla projektparter bör hållas informerade om kostnadsrelaterade förändringar och beslut. Kommunikation är ledningens viktigaste arbetsredskap.
Leda med mätetal och engagemang
Kommunicera projektets mål och delmål samt progress till alla som arbetar med projektet. Kom ihåg att de inte är maskiner, utan människor, så respektera deras professionalism genom att ge konstant feedback som inte bara är negativ.
Gör ändringar vid behov
Om man märker att kostnaderna avsevärt börjar avvika från budgeten så bör man snabbt genomföra nödvändiga ändringar för att kontrollera kostnaderna i projektet. Det kan till exempel innebära omorganisering av resurser, minskade kostnader eller justering av budget.
Lär av tidigare projekt
Analysera tidigare projekt och deras kostnader. Använd denna information som en lärandeupplevelse och förbättra kontinuerligt dina processer för kostnadshantering av framtida projekt.
Träna ditt lag
Utbilda projektteamet och andra intressenter i metoder och verktyg för effektiv hantering av projektkostnader. Ju mer kunskap och skicklighet teamet har, desto bättre kan de hjälpa till att hantera kostnaderna i tid.
Var flexibel och anpassningsbar
Oväntade situationer ”kan” uppstå under projektets gång. Var beredd på att anpassa och göra ändringar efter behov, men se samtidigt till att hålla projektet inom budget.
Led förändringsarbetet
Projektledning och kostnadshantering är kontinuerliga processer och dess framgång kräver noggrann planering, noggrann övervakning och beredskap att reagera på förändringar. Med rätt praxis och effektiva verktyg kan man säkerställa att projektets kostnader hanteras på bästa möjliga sätt.
Vi vill och kan hjälpa er att lyckas genom att erbjuda marknadens bästa verktyg för era projekt.
